Politique sur la protection des renseignements personnels
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1.Objectif
1.1.Par l’adoption de la présente politique, Club MINI de la Capitale (le « Club ») reconnaît l'importance de la protection des renseignements personnels et se préoccupe de la façon dont il traite ces renseignements.
2.Champ d’application
2.1.La présente politique vise tous les renseignements personnels détenus par le Club dans le cadre de ses activités au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé ainsi que des autres lois et règlements applicables en matière de protection des renseignements personnels (collectivement désignés, la « Loi »), notamment ceux relatifs à l’identité, à la santé, à la situation sociale ou familiale, à l’emploi, aux renseignements de nature financière, à la formation ou à l’éducation des individus concernés (ci-après : un « Renseignement personnel »).
2.2.La personne responsable de l’application de la présente politique est le responsable de la protection des renseignements personnels du Club qui a été désignée par écrit :
Daniel Lareau
(ci-après : le « Responsable de la protection des renseignements personnels »)
3.Mesures de sécurité
3.1.Les renseignements personnels sont protégés par le Club de façon conforme à la Loi et selon les pratiques généralement reconnues.
3.2.Le Club protège les Renseignements personnels qu’il détient dès leur collecte, pendant leur détention, lors de leur communication ainsi qu’au moment de leur destruction.
4.Collecte
4.1.Le Club respecte le critère de nécessité lorsqu’il recueille des Renseignements personnels. Ainsi, il ne collecte que ceux qui sont requis, et non simplement utiles à ses activités.
4.2.Il est possible que le Club recueille des Renseignements personnels en ayant recours à une technologie comprenant des fonctions permettant d’identifier, de localiser ou d’effectuer du profilage. Le cas échéant, il respecte les dispositions de la Loi applicables et en informe la personne concernée. Il donne également à cette dernière l’opportunité de consentir à l’activation de ces fonctions et de les désactiver.
4.3.Advenant que le Club doive collecter un Renseignement personnel de nature sensible au sens de la Loi, il obtient le consentement exprès de la personne concernée et respecte les autres dispositions particulières prévues concernant ce type de renseignement, notamment en ce qui a trait à leur protection accrue.
5.Utilisation
5.1.Le Club fait preuve de transparence lorsqu’il divulgue les fins pour lesquelles il recueille des Renseignements personnels et il veille à ce que les principes en matière de consentement prévus à la Loi soient respectés.
5.2.Le Club utilise les Renseignements personnels aux fins pour lesquelles il les a recueillis. Dans le cas contraire, il obtient un consentement conforme auprès de la personne concernée ou il s’assure qu’une exception est prévue dans la Loi et applicable à l’utilisation visée.
5.1.Le Club procède à une évaluation des facteurs à la vie privée (EFVP) dans les cas prévus par la Loi et il utilise les outils disponibles en la matière qui doivent être consultés par le Responsable de la protection des renseignements personnels.
6.Communication
6.1.Le Club peut également partager des Renseignements personnels avec certains tiers, dans les limites de la Loi, notamment à ses fournisseurs et partenaires.
6.2.Le Club peut communiquer des Renseignements personnels à l’extérieur du Québec, notamment à des fins de sous-traitance ou de traitement. Le cas échéant, il respecte les conditions de la Loi et il procède à une évaluation des facteurs à la vie privée (EFVP).
6.3.Lorsque la Loi exige une entente écrite avant de communiquer un Renseignement personnel à un tiers ou hors de la province de Québec, le Club respecte les dispositions applicables, notamment celles à l’effet que les renseignements doivent être protégés adéquatement.
6.4.La personne concernée par un Renseignement personnel peut retirer son consentement à sa communication ou à son utilisation par le Club. Les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont collectés par le Club pourraient, dans ce cas, être compromises.
7.Conservation et destruction
7.1.Le Club ne conserve les Renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles il les a recueillis.
7.2.Les délais de conservation établis par le Club ou par les lois applicables déterminent la période pendant laquelle le Club conserve les Renseignements personnels.
7.3.La destruction des Renseignements personnels ou leur anonymisation est effectuée selon les pratiques généralement reconnues.
7.4.Si le Club communique ou donne accès à des Renseignements personnels, notamment à ses administrateurs, il prend les moyens pour ceux-ci soient détruits conformément à la présente politique ou à la Loi.
8.Incident de confidentialité
8.1.Advenant un incident de confidentialité ou en cas de doute sur la survenance d’un tel incident, le Club respecte son Plan de gestion des incidents.
8.2.Le Club prend les moyens pour mitiger le préjudice des personnes concernées par les Renseignements personnels touchés par l’incident.
8.3.Le Club procède à l’évaluation de l’incident de sécurité afin de déterminer si celui-ci doit être divulgué aux autorités compétentes et à la personne concernée, auquel cas il procèdera conformément à la Loi.
8.4.Les incidents de confidentialité sont documentés dans le registre des incidents du Club.
9.Questions, plaintes ou exercices de droits
9.1.Toute question ou plainte ou exercice d’un droit peut être adressé verbalement ou par écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels du Club.
9.2.Sur réception d’une plainte, d’une question ou d’une demande d’exercice d’un droit, le Club doit traiter la plainte dans un délai raisonnable suivant sa réception. Au besoin, le Club peut effectuer une enquête afin d’obtenir davantage de détails la concernant.
9.3.La plainte, la question ou la demande d’exercice d’un droit est traitée de façon confidentielle.
Privacy Policy
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1. Objective
1.1. By adopting this policy, Club MINI de la Capitale (the “Club”) recognizes the importance of protecting personal information and is concerned about the way it processes this information.
2. Scope
2.1. This policy covers all personal information held by the Club in the course of its activities within the meaning of the Act respecting the protection of personal information in the private sector as well as other applicable laws and regulations regarding the protection of personal information (collectively designated, the “Law”), in particular those relating to the identity, health, social or family situation, employment, information of a financial nature, training or education of the individuals concerned ( hereinafter: “Personal Information”).
2.2. The person responsible for the application of this policy is the Club’s personal information protection officer who has been designated in writing:
Daniel Lareau
(hereinafter: the “Personal Information Protection Officer”)
3. Security measures
3.1. Personal information is protected by the Club in accordance with the Law and generally recognized practices.
3.2. The Club protects the Personal Information it holds from the moment it is collected, during its holding, during its communication as well as at the time of its destruction.
4. Collection
4.1. The Club respects the necessity criterion when collecting Personal Information. Thus, it only collects those which are required, and not simply useful for its activities.
4.2. The Club may collect Personal Information using technology that includes functions to identify, locate or carry out profiling. Where applicable, it complies with the applicable provisions of the Law and informs the person concerned. It also gives the latter the opportunity to consent to the activation of these functions and to deactivate them.
4.3. In the event that the Club must collect Personal Information of a sensitive nature within the meaning of the Law, it obtains the express consent of the person concerned and respects the other specific provisions concerning this type of information, in particular with regard to their increased protection. .
5. Use
5.1. The Club demonstrates transparency when disclosing the purposes for which it collects Personal Information and ensures that the principles of consent provided for in the Act are respected.
5.2. The Club uses Personal Information for the purposes for which it was collected. Otherwise, he obtains proper consent from the person concerned or ensures that an exception is provided for in the Law and applicable to the intended use.
5.1. The Club carries out a privacy factor assessment (PFA) in the cases provided for by law and uses the tools available in this area which must be consulted by the Personal Information Protection Officer.
6. Communication
6.1. The Club may also share Personal Information with certain third parties, within the limits of the Law, in particular to its suppliers and partners.
6.2. The Club may communicate Personal Information outside Quebec, in particular for subcontracting or processing purposes. Where applicable, it complies with the conditions of the Act and carries out a privacy factor assessment (PFA).
6.3. When the Law requires a written agreement before communicating Personal Information to a third party or outside the province of Quebec, the Club complies with the applicable provisions, in particular those to the effect that the information must be adequately protected.
6.4. The person concerned by Personal Information may withdraw their consent to its communication or use by the Club. The purposes for which personal information is collected by the Club could, in this case, be compromised.
7. Preservation and destruction
7.1. The Club only retains Personal Information for the period necessary for the purposes for which it collected it.
7.2. The retention periods established by the Club or by applicable laws determine the period for which the Club retains Personal Information.
7.3. The destruction of Personal Information or its anonymization is carried out according to generally recognized practices.
7.4. If the Club communicates or gives access to Personal Information, in particular to its administrators, it takes steps to ensure that it is destroyed in accordance with this policy or the Law.
8. Privacy incident
8.1. In the event of a confidentiality incident or in the event of doubt as to the occurrence of such an incident, the Club complies with its Incident Management Plan.
8.2. The Club takes steps to mitigate the harm to those affected by the Personal Information affected by the incident.
8.3. The Club will assess the security incident to determine whether it should be disclosed to the relevant authorities and the person concerned, in which case it will proceed in accordance with the Law.
8.4. Privacy incidents are documented in the Club’s incident log.
9. Questions, complaints or exercises of rights
9.1. Any question or complaint or exercise of a right can be addressed verbally or in writing to the Club’s Personal Information Protection Officer.
9.2. Upon receipt of a complaint, a question or a request to exercise a right, the Club must process the complaint within a reasonable time following its receipt. If necessary, the Club can carry out an investigation to obtain more details concerning it.
9.3. The complaint, question or request to exercise a right is treated confidentially.